Telefonia Microsoft Teams

La telefonia Teams è un servizio offerto da Microsoft Teams che consente di effettuare e ricevere chiamate telefoniche tramite la piattaforma di comunicazione unificata.

Questo servizio consente di integrare la funzionalità telefonica tradizionale con altre funzionalità collaborative di Teams, come la messaggistica istantanea, la videoconferenza, la condivisione di file e la gestione di attività, il tutto all’interno di un’unica interfaccia utente.

La telefonia Teams può essere utilizzata sia tramite dispositivi desktop che mobili, offrendo flessibilità e mobilità ai lavoratori. Inoltre, la telefonia Teams può essere integrata con sistemi di telefonia esistenti, consentendo di effettuare e ricevere chiamate da e verso numeri di telefono esterni.

 

FAQ


Di seguito le risposte alle domande frequenti sulla telefonia MS Teams.

In caso di ulteriori dubbi puoi sempre contattare il Servizio Informatica tramite il sito di supporto helpit.supsi.ch.

Microsoft Teams funziona anche come telefono “classico”?

Sì, quando viene attivata la funzione per la telefonia, su Teams apparirà un tastierino numerico che permetterà di comporre qualsiasi numero, come un classico telefono:

Come posso effettuare una chiamata?

Per effettuare una chiamata telefonica in Microsoft Teams, cliccare sull’icona della cornetta nel menu laterale sinistro, comporre il numero e cliccare sul pulsante “Chiama

Importante: Non è più necessario inserire lo “0” davanti al numero di telefono.

Come posso rispondere ad una chiamata?

Le chiamate telefoniche in ingresso vengono notificate analogamente alle classiche chiamate Microsoft Teams; al posto del nome comparirà il numero chiamante:

Come imposto la deviazione di tutte le chiamate in arrivo?

Per deviare tutte le chiamate in ingresso procedere come segue.

Aprire le impostazioni chiamate di Teams:

La deviazione della chiamata può essere effettuata alla segreteria telefonica, ad un numero di telefono specifico, oppure ad una lista di utenti interni:

Per le impostazioni della segreteria telefonica consultare le FAQ dedicate.

Se non riesco a rispondere a una chiamata cosa succede?

In caso di non risposta è possibile deviare la chiamata o inoltrarla alla segreteria telefonica.

Aprire le impostazioni chiamate di Teams:

Scegliere dove deviare la chiamate dopo il tempo specificato in “Durata squilli in secondi prima di reindirizzare la chiamata“.

La deviazione della chiamata può essere effettuata alla segreteria telefonica, ad un numero di telefono specifico, a una lista di utenti interni o a un gruppo di chiamata:

Per le impostazioni della segreteria telefonica consultare le FAQ dedicate.

Posso trasferire una chiamata?

Durante una chiamata, tramite il menu “Trasferisci” è possibile trasferire la chiamata a un altro numero o a un contatto SUPSI.

Sono presenti due modalità di trasferimento:

Trasferimento : una volta selezionato il contatto, la chiamata viene trasferita immediatamente al destinatario;

Consulta, quindi trasferisci: una volta selezionato il contatto, è possibile parlare con il destinatario prima di procedere al trasferimento della chiamata:

Per trasferire la chiamata ad un numero interno basta comporre il numero oppure cercare il contatto.

Per trasferire la chiamata esternamente, comporre il numero completo:

Cosa succede se mi arriva una chiamata mentre sono già impegnato in una conversazione?

In Microsoft Teams, ogni collaboratore ha la possibilità di configurare autonomamente il comportamento di una chiamata in arrivo durante una conversazione in corso.

Aprire le impostazioni chiamate di Teams:

Selezionare l’opzione desiderata per la voce “Quando sei in una chiamata e ricevi un’altra chiamata“:

Nota bene: l’impostazione predefinita è “Consenti alle nuove chiamate di chiamarmi“.

 

Come posso impostare i dispositivi audio/video?

In Microsoft Teams è possibile impostare i dispositivi video (webcam) e audio (microfono e altoparlante) tramite il menù impostazioni:

 

Microsoft Teams ha un servizio di segreteria telefonica?

Si, tutti gli utenti di Teams hanno un servizio di segreteria telefonica.

La configurazione predefinita di Microsoft Teams prevede che dopo 20 secondi dall’arrivo di una chiamata in assenza di risposta, verrà avviata una voce sintetizzata in lingua italiana che comunicherà all’utente che al momento non è disponibile e lo inviterà a lasciare un messaggio.

Tuttavia, è possibile personalizzare queste impostazioni predefinite in base alle proprie esigenze.

Come posso abilitare o disabilitare la segreteria telefonica o cambiare il numero di squilli prima che venga attivata?

Aprire le impostazioni chiamate di Teams:

Per disattivare la segreteria selezionare “Non eseguire alcuna operazione“.

È possibile anche impostare la durata degli squilli prima di deviare la chiamata alla segreteria:

Per deviare tutte le chiamate in ingresso alla segreteria utilizzare la funzione di inoltro.

Come posso modificare le regole di risposta della segreteria telefonica?

Le regole di risposta alle chiamate in Microsoft Teams permettono di personalizzare il comportamento del sistema quando arriva una chiamata in entrata. Queste regole possono definire se è possibile lasciare un messaggio dopo un certo numero di squilli o se la chiamata viene terminata immediatamente dopo il messaggio di saluto.

Aprire le impostazioni chiamate di Teams:

Modificare le regole di risposta come mostrato di seguito:

 

 

Come posso cambiare il messaggio di saluto della segreteria telefonica?

Teams offre due opzioni per la registrazione del messaggio di saluto. Questo può essere scritto in modalità testuale e letto tramite un sintetizzatore vocale, oppure registrato direttamente.

Il messaggio di saluto viene riprodotto in caso di mancata risposta o di attivazione dell’inoltro permanente alla segreteria telefonica. Tutte le opzioni relative ai messaggi di saluto devono essere impostate nella configurazione della segreteria telefonica.

Aprire le impostazioni di Teams:

Di seguito le due sezioni per impostare le due modalità di messaggio: registrato o sintetizzato.

1. Messaggio vocale registrato (voce registrata dell’utente).

Per registrare un messaggio di saluto personalizzato selezionare “Registra un messaggio di saluto“.
Dopo qualche istante si apre una chiamata di Teams; seguire le istruzioni vocali per registrare il messaggio.

2. Messaggio testuale letto dalla voce sintetizzata

I messaggi letti dal sintetizzatore vocale possono essere impostati come mostrato di seguito:

Dove è possibile ascoltare i messaggi lasciati sulla segreteria telefonica?

I messaggi registrati sulla segreteria telefonica vengono congegnati all’utente tramite e-mail istituzionale.

Il mittente del messaggio e-mail sarà il numero di telefono del chiamante.

Se il messaggio registrato dal chiamante è sufficientemente chiaro sarà presente anche una trascrizione testuale del messaggio: